Tiivistetysti:
- Tuotetiedon hallinta- eli PIM-järjestelmä täydentää ERP:n puutteet keskittämällä mm. tuotteiden tekniset ominaisuudet, käyttöohjeet, ympäristödatan ja visuaalisen materiaalin yhteen paikkaan.
- Kattava tuotetieto ratkaisee ostopäätöksen. B2B-asiakkaat etsivät tietoa verkossa eri ostoprosessin vaiheissa. Puuttuva tieto johtaa asiakkaan siirtymiseen kilpailijalle.
- Hyödyt näkyvät ajansäästössä, myynnin kasvussa ja virheiden vähenemisessä. Häiriökysyntä vähenee, verkkomyynti mahdollistuu, löydettävyys paranee sekä väärät toimitukset ja reklamaatiot putoavat.
- Sisäinen viestintä selkeytyy ja asiakaskokemus paranee. Kun kaikki käyttävät samaa dataa, väärinkäsitykset vähenevät ja asiakkaat voivat tehdä ostopäätöksen itsenäisesti ilman viiveitä.
Teknisten tuotteiden kaupassa yhä useampi ostopäätös tehdään verkossa, tai ainakin prosessi alkaa sieltä. Asiakas haluaa vastaukset nopeasti: sopiiko tuote tähän tarkoitukseen, mitä teknisiä arvoja sillä on, millainen sen ympäristövaikutus on?
Jos vastaukset eivät löydy helposti, asiakas siirtyy kilpailijan sivuille. Tässä kohtaa monen B2B-yrityksen tuotetiedon hallinta paljastaa rakenteelliset heikkoutensa.
Perinteiset toiminnanohjausjärjestelmät pitävät sisällään rividataa, kuten esimerkiksi hinnat, varastosaldot, tilausnumerot, mutta kaikki muu jää usein puuttumaan.
Mistä asiakas löytää asennusohjeet? Entä ympäristösertifikaatit? Miten eri tuotteet ryhmittyvät toisiinsa nähden, ja miksi juuri tämä tuote sopii asiakkaan tarpeeseen?
Tuotetiedon hallinta on tarpeen, kun ERP ei enää riitä
Tuotetiedon hallintajärjestelmä eli PIM-järjestelmä (Product Information Management) täydentää toiminnanohjausjärjestelmän rajallista tuotedataa.
Se keskittää kaiken olennaisen tiedon yhteen paikkaan, kuten mm.
- fyysiset ominaisuudet
- tekniset suoritusarvot
- käyttöohjeet
- kuvat
- ympäristödatan
- muut tuotetta kuvaavat tiedot.
Tämä tieto tulee pääsääntöisesti suoraan valmistajilta, mutta sen jalostaminen asiakkaalle ymmärrettävään muotoon on yrityksen vastuulla.
Haaste ei ole vain tiedon puute vaan myös sen epäyhtenäisyys. Kun yksi tuote ilmoittaa painon kilogrammoina ja toinen grammoina, vertailu vaikeutuu. Kun tuoteryhmittely puuttuu tai on tehty kömpelösti, suunnittelijat eivät löydä etsimäänsä. Ja kun asennusohjeet ovat PDF-tiedostona jonkun sähköpostissa, asentaja ei saa tarvitsemaansa tietoa oikeaan aikaan.
Miksi tuotetiedon hallinta ratkaisee teknisten tuotteiden kaupassa?
Otetaan esimerkiksi rakennusprosessi, jossa tuotteita valitaan useassa eri vaiheessa ja eri rooleissa:
Suunnitteluvaiheessa arkkitehti tai rakennesuunnittelija tarvitsee tarkat tekniset ominaisuudet löytääkseen oikean tuotteen. Jos tieto ei ole helposti saatavilla, he valitsevat kilpailijan tuotteen, jonka tiedot löytyvät vaivattomasti.
Asennusvaiheessa asentaja tai rakennusliike tarvitsee selkeät asennusohjeet. Näiden puuttuminen voi johtaa vääriin asennuksiin – tai pahimmassa tapauksessa siihen, että tuote valitaan kokonaan uudelleen.
Lupavaiheessa vaaditaan yhä useammin ympäristödata: hiilijalanjälki, kierrätettävyys, materiaalien alkuperä. Jos nämä tiedot eivät ole saatavilla, projekti voi valita toisen toimittajan pelkästään tiedon saatavuuden perusteella.
Näissä kaikissa vaiheissa yritys, joka tarjoaa oikean tiedon oikeaan aikaan, voittaa.
Tässä hyödyt, kun tuotetiedon hallinta on kunnossa
PIM-järjestelmän hyödyntämisen vaikutukset näkyvät usealla rintamalla:
- Asiakaskokemus paranee. Asiakas saa vastaukset kysymyksiinsä välittömästi ilman yhteydenottoa myyntiin. Hän tietää, sopiiko tuote hänen tarkoitukseensa, ja voi tehdä päätöksen itsenäisesti. Näin ostoprosessi nopeutuu ja ostamisen kynnys madaltuu.
- Sisäinen viestintä selkeytyy. Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa, väärinkäsitykset vähenevät. Myynti, markkinointi ja asiakaspalvelu käyttävät samaa dataa, mikä poistaa ristiriitaisia vastauksia ja turhaa selvittelyä.
- Verkkomyynti mahdollistuu. Ilman kattavaa tuotetietoa verkkokauppa jää pintapuoliseksi tuoteluetteloksi. Kun tuotetiedon hallinta on sujuvaa, asiakas voi ostaa itsenäisesti, myös sopimushintaisesti, mikä avaa kokonaan uuden myyntikanavan.
- Löydettävyys paranee. Sekä hakukoneet että tekoälypohjaiset hakutyökalut indeksoivat tuotetietoa. Mitä paremmin tuote on kuvattu, sitä todennäköisemmin se nousee esiin asiakkaan hauissa.
Kaupalliset haasteet ja niiden voittaminen
Tuotetiedon hallinnan myyminen omalle organisaatiolle voi olla haastavaa, koska jokainen kohtaa omat ongelmansa. Yhdelle kipupiste on toimitusvarmuudessa, toiselle löydettävyydessä, kolmannelle ympäristöraportoinnissa. Ratkaisun pitää siis olla joustava ja räätälöitävissä.
Mutta riippumatta siitä, mikä suurin haaste on, pohja on aina sama: kattava, ajantasainen ja helposti saatavilla oleva tuotetieto. Sujuva tuotetiedon hallinta ei ole enää pelkkä kilpailuetu vaan edellytys sille, että asiakas ylipäätään löytää yrityksen tuotteet ja valitsee ne.
Hyvä tuotetiedon hallinta on siis liiketoimintapäätös. Se maksaa itsensä takaisin nopeammin kuin moni uskoo. Ja vielä nopeammin, jos kilpailijat eivät ole vielä siirtyneet samalle tasolle.