Asiakaslähtöinen varastonhallinta verkossa

Turun Vapaavarasto (TVV) tarjoaa turvallisia ja tehokkaita varastointipalveluita sekä vienti- että maahantuontiyrityksille. Käytännössä siis TVV ottaa tuotteita välivarastoon ja toimittaa niitä eteenpäin asiakkaiden toiveiden mukaisesti. Palvelut ulottuvat koneiden ja teollisuusmateriaalien kenttävarastoinnista herkempien tavaroiden lämpimään varastointiin. Yritys on kasvanut voimakkaasti ja panostaa myös digitaalisuuteen merkittävästi.

Tavoitteena palvelun parantaminen ja toiminnan tehostaminen

TVV tunnetaan helppojen ja suoraviivaisten varastointipalveluiden tarjoamisesta. Palveluiden helppoutta vahvistaakseen he halusivat suoraviivaistaa myös asiakkaiden saapumisilmoitusten ja noutotilausten tekemisen. Lähtökohta toiminnan digitalisoinnissa olikin yksinkertaistaa ja vähentää asiakkaalta edellytettävän työn määrää sekä tehostaa samalla yrityksen oman henkilökunnan työntekoa automatisoimalla varastonhallintaan liittyviä rutiinitehtäviä.

Yhteiseksi tavoitteeksi asetimme asiakaslähtöisen tilaus- ja noutopalvelun toteuttamisen asiakkaille. Asiakaslähtöisyyttä edusti tässä projektissa asiakkaan toiminnan huomioiva ja turhien tai työllistävien tehtävien poistamiseen keskittyvä suunnittelu.

Toteutetun palvelun hyödyt TVV:lle

Asiakkaiden saapumisilmoitukset ja noutotilaukset tallentuvat suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, jonka vuoksi käsin tehtävän työn poistui
Virheiden määrä väheni tietojen automaattisen tallentamisen vuoksi
Asiakkaita ei tarvitse enää häiritä turhilla kyselyillä ja soitoilla
TVV voi toteuttaa tuotteiden varastoinnin ja jatkotoimitukset ajantasaisen ja luotettavan tiedon pohjalta

Hyödyt TVV:n asiakkaille

Tilausten teko on nopeaa, kun palvelussa on aina standardikysymykset
Palvelu tunnistaa, liittyykö tilaus aiempaan tilaukseen (esim. samaa tavaraa), eikä tilausprosessi ala aina tyhjältä pöydältä
Asiakas voi milloin vain tarkistaa, paljonko ja mitä tavaraa heillä on varastossa
Palvelu näyttää myös historiatiedot lähetetyistä ja toimitetuista tavaroista sekä niihin liittyvät huomiot/muistiinpanot
Tilausta tehdessä huomioidaan esim. tavaroiden tullaukseen liittyvät asiat.

Toteutuksen haasteet ja onnistumiset

Projektissa oli mukana myös toiminnanohjausjärjestelmän tarjoaja, joten etenkin alkuvaiheessa yhteisen kielen, yhteisen tavoitteen sekä vastuiden määrittely vaati aikaa ja toisiin tutustumista. Mutta toisaalta saimme olla sillanrakentajia yhteistyön muodostamisessa sekä rakennettua toimivan yhteistyön eri osapuolien välille.

Onnistumisesta kertoo se, että palvelua käytetään paljon. Kokemuksesta tiedämme, että uuden palvelun käyttöönoton pitää tuoda selkeää hyötyä loppukäyttäjälle. Tässä onnistuimme!

Lue artikkeli TVV:n digitalisoitumisesta: Digitaalisuudella ketteryyttä varastointiin (2021)

Lähdimme toteuttamaan asiakaslähtöistä ratkaisua, joka tehostaa sekä asiakkaan että meidän omaa toimintaamme. Tässä onnistuimme! Siitä kertoo palvelun jatkuvasti kasvava käyttömäärä sekä turhan käsityön poistuminen.

- Stefan Lindström, Toimitusjohtaja, Turun Vapaavarasto