Alkutilanne
Aqua Cleanin kansainväliset jälleenmyyjät tarvitsevat myyntinsä tueksi paljon tietoa, kuten ajantasaista tuotetietietoa, hintatietoja sekä tietoa yhteensopivista lisätarvikkeista. Koska myyjät sijaitsevat eri puolilla maailmaa, tietoa tarvitaan ympäri vuorokauden. Tieto tarvitaan yleensä myös heti, eikä vasta sitten kun Suomessa herätään. Jos taiwanilainen jälleenmyyjä tarvitsee tietoa päivällä, on porilainen Aqua Cleanin yhteyshenkilö vielä nukkumassa.
Jälleenmyyjien tuki hoidettiin aiemmin sähköpostilla ja puhelimella. Tämä aiheutti viiveitä jälleenmyyjien palvelemisessa ja palvelu sitoi resursseja materiaalien lähettämiseen, oikeiden tuotteiden valintaan ja jälleenmyyjäkohtaisten hintojen selvittelyyn. Esimerkiksi jälleenmyyjille oli haastavaa varustaa koneet niihin sopivilla lisävarusteilla ja varaosilla, joka johti virheellisiin tarjouksiin loppukäyttäjille.
Projektin tavoitteeksi asetettiin:
- kansainvälisen myyntiverkoston palvelun helpottuminen ja nopeutuminen
- oman toiminnan tehostuminen
- virheellisten tarjousten väheneminen.
Toteutus
Projekti käynnistettiin suunnittelu-workshopilla, jossa käytiin yksityiskohtaisesti läpi tuotevalikoima, tuotteiden valintaprosessi ja käytössä oleva tuotetieto sekä lisävarusteiden ja varaosien data ja logiikka. Tiedon pohjalta määriteltiin toteutettavan ratkaisun toiminnalliset yksityiskohdat, käytettävyys, sisältö ja ulkoasu. Ketterää kehitystä hyödyntäen rakennettiin ensin selainkäyttöinen proto, joka konkretisoi suunnittelua ja jonka avulla projektin työryhmä pääsi testaamaan ja kommentoimaan ratkaisua. Kun proto oli hyväksytty, alkoi lopullisen Dealer Extranet -palvelun tekninen toteutus. Extranetin käyttämä tuotetieto on tallennettu ja ylläpidettävissä e21:n SOLU -alustalla.
Tuloksena kansainvälinen 24/7-palvelu
Dealer Extranetin avulla kansainvälisten jälleenmyyjien työ on tehostunut ja nopeutunut sekä virheiden määrä vähentynyt. Extranetistä löytyy tuotevalikoima ja tuotekonfiguraatiot hintoineen ja dokumentteineen. Sen kautta on mahdollista tehdä tarjouslaskentaa ja hoitaa varaosatilaukset vuorokauden ympäri. Aiemmin jälleenmyyjän piti soittaa tai lähettää sähköpostia hinnoista Aqua Cleanin myyntiin, joka oli auki vain Suomen konttoriaikaan. Nyt varaosatilaukset voi tehdä samantien loppuasiakkaan koneen sarjanumeron mukaan, sillä palvelun avulla jälleenmyyjä löytää omat hankintahintansa. Extranetistä voidaan myös helposti hakea loppuasiakkaille aiemmin toimitettujen teollisuuspesukoneiden dokumentaatio (esim. manuaalit).
Palvelu on erityisen käytetty varaosien etsimiseen tuotetietojen avulla, jonka vuoksi turhat sähköpostikyselyt ja puhelinsoitot Suomen myyntiin ovat vähentyneet. Sillä on ollut suora vaikutus Aqua Cleanin asiakaspalveluhenkilöiden työmäärän vähentymiseen ja toiminnan tehostumiseen. Jälleenmyyjät ovat myös entistä sitoutuneempia Aqua Cleaniin, koska heidän on nyt helpompi palvella loppuasiakkaita Extranetin avulla.